AO-online biedt gebruiksvriendelijke oplossingen voor het continu verbeteren van kwaliteit en processen in organisaties. AO-online biedt onder andere functionaliteit voor:
Procesmanagement
Met AO-online kun je snel en gemakkelijk processen beschrijven en vervolgens beheersen en verbeteren. AO-online genereert van elke procesbeschrijving automatisch verschillende typen processchema’s. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor de bekende flowchart. In AO-online wordt hiervoor de 5-kolommenstructuur gebruikt (gebaseerd op het zogenaamde SIPOC-model). Maar ook de Swimlane, een Rollenmatrix of een Activiteitentabel worden standaard aangeboden in de applicatie. Hiermee biedt AO-online dus gemakkelijker grip op je procesbeschrijvingen dan bijvoorbeeld MS Word, Excel of Visio.
Kwaliteitsmanagement en kwaliteitshandboek
Met AO-online kun je eenvoudig een kwaliteitshandboek opstellen of digitaliseren en in een directory structuur indelen. Hierdoor zijn alle werkinstructie gemakkelijk te categoriseren. Werkinstructies kunnen in een uitgebreide opmaak worden vastgelegd en er kunnen documenten aan worden gekoppeld. Indien ook de paragrafen van diverse normeringen (bijvoorbeeld ISO) worden gekoppeld aan de juiste werkinstructies, ontstaat ook een krachtig kwaliteitsmanagement-systeem.
Taken en verantwoordelijkheden
Met de zogenoemde RACI rollen kan voor elke activiteit worden vastgelegd welke functionaris deze uitvoert, wie geïnformeerd moet worden, wie geconsulteerd moet uitvoeren, wie direct verantwoordelijk is en wie uiteindelijk het eindresultaat goedkeurt. In de zogenaamde rollenmatrix wordt dit duidelijk en overzichtelijk getoond. Zo is tevens direct inzichtelijk welke kritische activiteiten volgens het 4 ogen-principe moeten worden uitgevoerd.
Risicomanagement
Met AO-online kun je gemakkelijk risico’s benoemen en voor elk risico meerdere beheersmaatregelen beschrijven. Een risico kan vanuit een bestaande activiteit binnen een proces worden benoemd, maar ook op algemeen bedrijfsniveau. Voor elk risico kan zowel de impact als de kans worden vermeld. Van beheersmaatregelen kan de mitigatie qua impact en kans worden aangegeven en welke functionaris verantwoordelijk is voor de borging. Uiteraard toont AO-online een handig overzicht van alle benoemde risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen. Het verankeren van risicomanagement wordt op deze manier een stuk makkelijker gemaakt.
Certificering
(ISO, VCA, HKZ, etc.)
Een kwaliteitscertificaat behalen of behouden wordt met AO-online erg eenvoudig. Standaard is AO-online ingericht met de ISO 9001-2015 en VCA normen. Daarmee is het mogelijk bij een proces-activiteit te vermelden of deze is bedoeld voor het borgen van specifieke normparagrafen. Ook kan vanuit de normparagrafen zelf worden aangegeven hoe deze binnen de processen zijn geborgd of op welke andere wijze. In een zogenoemde Normentabel wordt getoond hoe de inhoud van het eigen handboek aansluit op de normstructuur, bijvoorbeeld van ISO 9001:2015. Hierdoor is direct inzichtelijk op welke wijze de normering is geborgd.
Continue verbetering
Het is belangrijk om het continu verbeteren van kwaliteit in processen binnen de organisatie voortdurend te stimuleren en laagdrempelig te maken. Met AO-online als intern online platform wordt dit extra makkelijk gemaakt. Medewerkers kunnen namelijk met behulp van chatberichten eenvoudig reageren op de procesbeschrijvingen en zelf voorstellen doen voor verbeteringen van processen. Zo houd je kwaliteitsmanagement en het procesmanagement binnen jouw organisatie levend én vanzelfsprekend!
