Wat was voor jullie de aanleiding om een applicatie aan te schaffen voor het vastleggen van bedrijfsprocessen?

Ons bedrijf was al ISO-9002:1994 gecertificeerd sinds 1995. Dat was toen nog onder de vlag van de Koninklijke Frans Maas Groep, die in 2006 is opgegaan in het grote DSV. Destijds dachten we nog dat kwaliteit in de organisatie kon worden gebracht met veel procedures en tot op detail uitgewerkte instructies. Het ontaarde echter in dikke boekwerken, die in een kast stof stonden te vergaren.
Sinds de intrede van norm ISO 9001 in december 2000 wordt een procesbenadering gestimuleerd. Daardoor ontstond een ommezwaai in de manier van denken en werd duidelijk dat de kwaliteitshandboeken plaats moesten maken voor een overzichtelijke en samenhangende weergave van een vernieuwd kwaliteitsmanagementsysteem, dat zou moeten bestaan uit effectief ingerichte processen met als doel te voldoen aan de eisen van onze klanten. We kozen toen voor bestaande Microsoft Office oplossingen, maar gaandeweg kwamen de beperkingen daarvan aan het licht, zoals gebrekkige samenhang tussen de verschillende processen en lastig in gebruik en onderhoud. Uiteindelijk kwamen we tot het inzicht dat het beter zou zijn om het systeem met behulp van een nieuw aan te schaffen applicatie helemaal opnieuw op te zetten.

Waarom hebben jullie uiteindelijk gekozen voor AO-online?

De applicatie moest overzichtelijk, toegankelijk, gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te onderhouden zijn. Gewoon functioneel, zonder toeters of bellen en tegen een goede prijs. Dat is precies hetgeen we bij AO-online aantroffen.

Hoe zijn jullie ervaringen tot nu toe in het gebruik van AO-online?

Voor elk pakket geldt dat de inrichting tijd en inspanning vergt, maar we vonden het beschrijven van de processen met AO-online toch erg gemakkelijk en relatief vlot gaan. De meeste tijd zat ‘m in het denkwerk over de afbakening van activiteiten en processen en dat bracht meteen een bewustwordingsproces bij het management op gang. Toen het eenmaal helder was, ging de invulling spelenderwijs. Door inventief gebruik te maken van de mogelijkheden, hebben we alle benodigde informatie via AO-online bereikbaar gemaakt. De gebruikers zijn positief over AO-online, al was het even wennen. Per saldo zijn de lusten duidelijk merkbaar en de lasten nauwelijks voelbaar.

Hebben jullie nog een nuttige tip voor bedrijven die hun processen willen vastleggen?

Elk proces moet een of meer meetbare doelstellingen hebben. Om het proces te kunnen besturen moet het activiteiten voor planning en controle bevatten. Leg verder vast hetgeen voor het bereiken van de procesdoelstellingen nodig is en probeer het zo beknopt mogelijk te houden. Eenvoud is de kunst!