Nieuw in AO-online zijn de zogenoemde swimlanes. In een swimlane-weergave van een proces wordt de route van een bepaald deelproces door de betrokken afdelingen (of functionarissen) zichtbaar. Het processchema wordt opgedeeld in een aantal kolommen die corresponderen met de verschillende afdelingen of functionarissen binnen het proces. Ook de belangrijkste inputs en outputs kunnen in de swimlane zichtbaar worden gemaakt. Dat betekent dat u vanaf nu in AO-online drie mogelijkheden heeft voor het weergegeven van een proces:

1.       het processchema (in 5 kolommen); de bekende flowchart

2.       de activiteitentabel

3.       NIEUW: de swimlane

Waarom deze nieuwe functionaliteit?

Een swimlane, ook wel functionele flowchart genoemd, wordt gebruikt om

de activiteiten in een deelproces te groeperen naar de verantwoordelijke functionarissen of afdelingen in het proces. Elke functionaris of afdeling wordt visueel getoond in de vorm van een baan (“lane”). Een swimlane toont dus op een overzichtelijke manier welke functionaris of afdeling direct verantwoordelijk is voor een specifiek deel van een proces.

Vooral als er binnen uw organisatie sprake is van afdelingsoverschrijdende processen, zijn swimlanes bijzonder nuttig. Een swimlane maakt namelijk in dat geval de overdrachtsmomenten tussen de ene en de andere afdeling zeer inzichtelijk. Deze overdrachtsmomenten zijn in de praktijk vaak de kritieke momenten waarbij vertraging of zelfs fouten kunnen ontstaan. Swimlanes lenen zich daarom heel goed voor het identificeren van verbetermogelijkheden in een deelproces. Ook maken swimlanes inzichtelijk dat het eindproduct van een proces het resultaat is van een samenspel van meerdere medewerkers c.q. afdelingen binnen uw organisatie. Handig voor het stimuleren van samenwerking!

Hoe werkt de nieuwe functionaliteit?

In een swimlane worden de activiteiten van een deelproces geplaatst in de kolom van de afdeling (of functionaris) waar de activiteit plaatsvindt. Om optimaal te kunnen werken met swimlanes dient u de volgende instellingen toe te passen:

1.       Bepaal de rol (uit de RASCI) op basis waarvan de swimlane moet worden opgebouwd. Deze optie vindt u onder “Instellingen”, “Site instellingen”. Standaard staat deze optie ingesteld op de rol S (=uitvoeren). De functionaris of afdeling aan wie de S-rol is toegekend, wordt dus als kolom in de swimlane getoond.

2.       Bepaal welke input of output moet worden getoond in de swimlane. Dit kunt u voor elke input of output apart bepalen. Bij het toevoegen van input of output bij een activiteit vindt u nu de optie “in swimlane”. Als u deze optie aanvinkt, wordt de nieuw toegevoegde input/output ook in de swimlane getoond. Standaard wordt de input/output altijd getoond in de reguliere flowchart.

Een voorbeeld

Hieronder vindt u twee voorbeelden van swimlanes in AO-online. De eerste swimlane is op basis van afdelingen, de tweede swimlane is op basis van functionarissen. U kunt in AO-online beide opties kiezen.

1. Swimlane op basis van Afdelingen:

2. Swimlane op basis van Functionarissen: